Montag, 16. Juli 2018 / Veröffentlicht in Allgemein

Reporting mit Workflowmanagement Services

Jeden Monat aufs Neue: Für die Erstellung des Reporting müssen Rechnungen von verschiedenen Personen zusammengetragen werden. Belege für Kreditkarten müssen rausgesucht, Reisekostenabrechnungen abgegeben, Rechnungen für geleistete Zahlungen gefunden werden.

Hier heißt es Kollegen anschreiben, erhaltene Informationen nachhalten, offene Punkte-Listen in Excel pflegen.

Geht dieser Prozess auch einfacher? Wie können erledigte Punkte effizient erfasst werden? Emails mit überfälligen To-dos automatisch versandt und der Projektstand übersichtlich in einem Dashboard zusammengefasst werden?

Mittlerweile gibt es zahlreiche Workflowmanagement Services, die diesen Prozess unterstützen.

Wir haben für euch Trello, Asana, Wunderlist und Flow unter die Lupe genommen. Am besten hat uns Asana gefallen und dies möchten wir Euch vorstellen.

Die ersten Schritte sind einfach: Nach dem Einrichten eines Kontos können in der Listenansicht die zu erledigenden Tasks aufgenommen werden. Anschließend werden die Tasks an Mitarbeiter vergeben und Deadlines gesetzt. Asana versendet dann tägliche Emails mit offenen Punkten an den jeweiligen Mitarbeiter. Entsprechende Screenshots haben wir unten angefügt.

Ist ein To-do erledigt, wird dieses in der Übersicht abgehakt. Ist ein To-do unklar oder sind weitere Schritte notwendig können Kommentare und Sub-Tasks angelegt werden. Auch Dokumente können zentral übergeben werden.

Den Projektstand kann jeder einzelne Mitarbeiter in seiner persönlichen Tasklist ansehen. Der Gesamtprojektstand wird in einem Dashboard angezeigt.

Für weitere Monate kann die Liste einfach kopiert werden.

Wichtig für den Erfolg des monatlichen Reporting ist, dass das Tool gelebt wird. Emails und Status Updates müssen beachtet werden. Hier ist der Tone at the Top entscheidend. Die Geschäftsführung muss ein klares Bekenntnis zur Einhaltung der Deadlines geben. Bei Nichteinhalten müssen Sanktionen folgen. Nimmt ein Kollege seine To-dos nicht ernst, muss eskaliert werden.

Investoren wollen zeitnah über die Key Financials informiert werden. Dass muss jedem klar sein. Auch das Finanzamt will am Monatesende die Umsatzsteuervoranmeldung haben.

Mit einem Workflowmanagement Service wird der monatliche Reporting Prozess erheblich übersichtlicher. Tasks gehen nicht mehr verloren. Offene Punkte werden schnell erkannt. Wenn eine Information nicht verfügbar ist, kann sofort gegengesteuert werden und mit dem Steuerberater eine Lösung gefunden werden.

So werden die betriebswirtschaftliche Auswertung und die Umsatzsteuervoranmeldung zeitnah an die Investoren und das Finanzamt gesendet.

Die Tools gibt es in der Basisversion meist kostenlos. Die erste Einrichtung kostet ein paar Minuten Zeit und die Kollegen müssen sich in das neue Tool einarbeiten. Dafür müssen dann keine Emails mehr händisch versandt, To-do Listen zusammengetragen und verschiedene Stände verglichen werden.

Fristen des Finanzamtes werden eingehalten und es kommt nicht zu übereilten Aktionen am Monatsende.

Der Einsatz der Services lohnt sich!

So sieht die Reporting Liste in Asana aus:

MONATSREPORTING LISTE

Über „Projects +“ kannst Du eine neue Liste für das monatliche Reporting erstellen. Sections erhöhen die Übersichtlichkeit. Die einzelnen Task können angelegt, Personen zugeordnet und mit Fälligkeitsdaten versehen werden.

ÜBERSICHT DER TASKS IM KALENDER

Die Tasks können übersichtlich im Kalender angezeigt werden. Der Kalender kann auch mit dem Google Kalender oder Outlook verbunden werden.

OFFENE TASKS PER EMAIL UND UNTER MY TASKS

Deine offenen Tasks kannst Du Dir unter My Tasks anzeigen lassen. Du kannst Dir auch Deine offenen Tasks per Email zusenden lassen.

TASK BEARBEITEN

Zu Deinen Tasks kannst du Kommentare abgeben.

Wenn Du Informationen von anderen Personen brauchst, kannst Du ein Subtask anlegen und einer Person zuordnen oder im Kommentarfeld vertaggen und anschreiben.