Das BMF hat mit dem Schreiben vom 28.11.2019 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) neu gefasst. Die Neuregelung tritt an die Stelle des BMF–Schreibens vom 14.11.2014, BStBl I, 1450 und gilt ab dem 01.01.2020.
Im Wesentlichen betreffen die Änderungen folgende Themenbereiche:
Führen von Büchern / Einhaltung der GoBD
Hier hat das BMF eine Erleichterung für Kleinstunternehmer (bis 17.500 Euro Jahresumsatz) eingeführt.
Bei Kleinstunternehmen sollen die Anforderungen zwar gelten, sind aber auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten.
Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit des EDV Systems bleibt beim Unternehmer.
Datenverarbeitungssystem
Bei der Definition von Datenverarbeitungssystemen wird klargestellt, dass es unerheblich ist, ob die betreffenden Datenverarbeitungssysteme vom Steuerpflichtigen auf eigene Kosten erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. in Kombination dieser Systeme betrieben werden.
Einzelaufzeichnungspflicht / Vollständigkeit der Aufzeichnungen
Grundsätzlich ist jeder Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen. Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht wurden enger gefasst. So ist die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls nur dann nicht mehr zumutbar, wenn eine Einzelaufzeichnung technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist. Die Voraussetzungen sind vom Steuerpflichtigen nachzuweisen. Die Voraussetzungen wären laut BMF-Schreiben beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung bei einer offenen Ladenkasse erfüllt.
Zeitgerechte Aufzeichnungen und Buchungen
Aus der Neufassung des § 146 Abs. 1 S. 2 AO ergibt sich eine Pflicht zur täglichen Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und –ausgaben. Bisher galt eine Soll-Formulierung. Bei der Verbuchung von Geschäftsvorfällen, die nicht laufend, sondern periodenweise gebucht werden, ist diese periodenweise Erfassung nur noch unter folgenden Voraussetzungen nicht mehr zu beanstanden:
• Die Geschäftsvorfälle werden vorher zeitnah in Grund(buch)aufzeichnungen oder Grundbüchern festgehalten. Dazu muss durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt werden, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen.
• Die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle muss im Einzelfall gewährleistet werden.
• Es wurde zeitnah eine Zuordnung (Kontierung, mindestens aber die Zuordnung Betrieblich / Privat, Ordnungskriterium für die Ablage) vorgenommen.
Ordnungsmäßigkeit der Buchungen/Kassenführung
Eine kurzzeitige Erfassung von Tagesgeschäften im Kassenbuch wird regelmäßig nicht beanstandet, wenn die ursprünglich im Kassenbuch erfassten Tagesumsätze (z.B. Kartenumsätze) gesondert kenntlich gemacht sind. Außerdem muss der Umsatz nachvollziehbar und unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto umgetragen werden. Ein Kassensturz muss weiterhin jederzeit möglich sein.
Stornierungen und Korrekturen
Neu eingefügt wurde, dass Korrektur- bzw. Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein müssen.
Belegsicherung
Die Belegsicherung kann zukünftig nicht nur über einen Barcode, sondern auch über eine bildliche Erfassung der Papierbelege erfolgen.
Erfassung der Buchungsbelege
Die Änderung betrifft Rechnungen und Buchungsbelege, die auf elektronischem Wege eingegangen sind. Beim Einsatz eines Fakturierungsprogramms müssen keine bildhaften Kopien der Ausgangsrechnung mehr gespeichert und aufbewahrt werden.
Elektronische Aufbewahrung
Zukünftig besteht die Möglichkeit, dass Belege durch Abfotografieren digitalisiert werden können. Bei Anwendung eines unternehmenseigenen Formats für aufbewahrungspflichtige Unterlagen, sind Original und umgewandeltes Format aufzubewahren und derselben Aufzeichnung zuzuordnen, zu indexieren und kenntlich zu machen. Belege, die im Ausland entstanden sind, können dort direkt erfasst werden.
Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriffs
Hier wurden Neuerungen beim Datenzugriff im Falle eines Systemwechsels oder der Auslagerung der Daten eingefügt. Bis zum Ablauf von 6 Jahren nach Systemwechsel ist ein sogenannter Z3-Zugriff (gespeicherte Daten auf einem Trägermedium) erforderlich, soweit mit der Außenprüfung noch nicht begonnen wurde.
Das BMF-Schreiben ist unter folgendem Link aufrufbar.
