Die Situation ist oft unbefriedigend: Eingangsrechnungen liegen in verschiedenen Ablagen oder in Stapeln daneben, die Sortierung erfolgt manchmal nach dem Anfangsbuchstaben, manchmal anders. Die Fälligkeit der Rechnungen wird nicht exakt nachgehalten, die Erstellung von Zahlungsvorschlagslisten und Zahlungsfreigaben nimmt erhebliche Zeit in Anspruch. Ob ausreichend Liquidität zur Begleichung vorhanden ist, ist mehr geschätzt, als berechnet.
Wie bekomme ich Struktur und Effizienz in die Kreditorenbuchhaltung?
Eine strukturierte Aufnahme der Belege, deren gleichzeitige Ablage und übersichtliche Darstellung ist greifbar. Belege können sekundenschnell wiedergefunden werden. Sortiert nach Buchungsstatus. Sortiert ob gezahlt oder noch offen. Sortiert nach Fälligkeitstagen. Liquiditätsplanung ein Kinderspiel. Die Lösung heißt digitale Buchführung.
Manche Unternehmen bevorzugen die traditionelle Belegverwaltung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs durch den Steuerberater. Eine Vielzahl von Mitarbeitern beschäftigt sich mit den Eingangsrechnungen. Zeitraubende Rückfragen nehmen sie in Kauf. Auswertungen werden langwidrig aufbereitet. In einigen Fällen kommt es zu Doppelzahlungen, in anderen zu Lieferstops wegen ausstehender Zahlungen.
Einige Unternehmen standen genau vor dieser Situation, bis wir mit ihnen gemeinsam die digitale Buchführung eingerichtet haben.
Die ersten Schritte sind wenig komplex: Die Einrichtung eines Scanners, die Weitergabe an eine OCR-Software mit automatischer Erkennung aller wesentlichen Informationen, die strukturierte Darstellung der neuen und zur Zahlung fälligen Rechnungen, die Erstellung von Zahlungsvorschlagslisten mit nur einem Klick und die Zahlungsfreigabe im Vier-Augen-Prinzip.
Die Herausforderung liegt wie so oft in der Überzeugung der Mitarbeiter. Alte Abläufe sind eingeübt und ein gewisser Wiederstand muss überwunden werden. Hier helfen gemeinsame Workshops, um die Mitarbeiter abzuholen, neue Abläufe einzuüben und Vorteile aufzuzeigen.
Sind Vorbehalte erstmal überwunden und die Digitale Kreditorenbuchhaltung implementiert, sind tagesgenaue Auswertungen über die Liquidität möglich. Alle Belege stehen jederzeit zur Verfügung.
Die Entscheidung liegt bei der Beibehaltung der eingebrachten Vorgehensweisen oder der Investition in risikolosere, schnellere und effizientere Abläufe.
Unsere Mandanten berichten von einer enormen Zeitersparnis nach der Einführung der Digitalen Kreditorenbuchhaltung. Lieferantenkonditionen wurden durch die gewonnene Transparenz verbessert. Die Liquidität ist besser steuerbar. Betriebsprüfungen konnten einfacher abgewickelt werden.
Aus der Einführung der digitalen Kreditorenbuchführung resultieren Impulse für die Neuausrichtung der gesamten Unternehmensprozesse. Unsere Mandanten mit digitaler Buchführung stehen dem Wettbewerb neu aufgestellt gegenüber.
